Wdrożenie pracy zdalnej nie musi być bolesne
Pracę zdalną można zarówno kochać, jak i nienawidzić. Wszystko zależy od kontekstu: predyspozycji, rodzaju wykonywanych zadań czy możliwości zorganizowania odpowiedniego stanowiska roboczego. W kryzysowej sytuacji nie ma szans na rozważanie za i przeciw, praca zdalna dla większości z nas stała się po prostu codziennym obowiązkiem.
Warto przeznaczyć trochę uwagi i energii na prawidłowe wdrożenie się w taki system działania. Organizacja pracy w domu powinna zacząć się od spotkania domowników i ustalenia harmonogramu. W idealnej sytuacji zamykasz się w swoim gabinecie na kilka godzin i zachowujesz dokładnie tak, jakbyś wyszedł do biura. Nie oszukujmy się jednak. Aktualnie taki scenariusz zdarza się niezmiernie rzadko. Miejsce pracy to często stół w kuchni, w ciągu dnia trzeba poświęcić czas dzieciom, a chwile wyłuskane na zawodowe obowiązki podzielić na pół z osobą, która razem z nami stara się ogarnąć ten rodzinny harmider. Właśnie dlatego jak najszybciej należy ustalić okienka czasowe, podczas których w 100% możemy poświęcić się pracy i w nich planować wideokonferencje, ważne telefony oraz sprawy, które wymagają dłuższego skupienia.
Na szczęście, dzięki aplikacjom internetowym i rozwiązaniom takim jak telefonia VoIP, nie jest konieczne gromadzenie w domu góry sprzętu, wystarczy laptop z dostępem do sieci. Od strony technicznej – implementacja pracy zdalnej może trwać bardzo krótko. Dużo więcej zależy od samodyscypliny pracowników oraz odpowiedniej komunikacji. Od początku opłaca się postawić na jasne wymagania, otwartą wymianę informacji oraz niewielką dawkę kontroli.
W rozproszonym zespole niezwykle istotny jest podział zadań oraz zobowiązanie się do pracy w systemie zadaniowym lub czasowym. Pełna wiedza o tym, co jest do zrobienia i jakie są ostateczne terminy realizacji, pozwala na stworzenie sensownego kalendarza i zabezpieczenie wszystkich spraw w odpowiedniej chwili. Jeśli pojawiają się jakieś kłopoty należy od razu o tym rozmawiać. Podczas pracy zdalnej nie da się omówić problemu przy wspólnej kawie ani sprowokować mimiką pytań, czy wszystko w porządku. Nieporozumienia trzeba jasno oznajmiać i wyjaśniać. Warto również konsekwentnie rozliczać się z wcześniej zdefiniowanych planów. Pomocne w tej kwestii będą raporty z wykorzystywanej aplikacji, które pozwolą nie tylko na odhaczanie poszczególnych celów, ale także monitoring efektywności w danych okresach.
Początki pracy zdalnej to niemal dla wszystkich środowisko testowe, które wprowadza do domu mnóstwo chaosu. Bardzo ważne dla równowagi psychicznej jest rozgraniczenie trybu zawodowego oraz rodzinnego w taki sposób, aby te dwie strefy nie ulegały ciągłemu mieszaniu. Prawdopodobnie nie uda się zamknięcie pracy za drzwiami, ale wskazane jest odpowiedzenie sobie na trzy krótkie pytania: gdzie pracuję, kiedy pracuję i jak pracuję. Dzięki temu możliwe jest świadome przełączanie się pomiędzy życiem pracowniczym i domowym, nawet jeśli oba toczą dokładnie w tym samym miejscu.